Informativa privacy

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento è GoEmbra — [DA COMPLETARE: denominazione e forma giuridica del titolare], con sede in [DA COMPLETARE: indirizzo della sede legale], P.IVA IT04264030232.

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati e per esercitare i tuoi diritti scrivi a [DA COMPLETARE: indirizzo email per la privacy].

Responsabile della protezione dei dati (DPO): [DA COMPLETARE: indicare se nominato e i suoi contatti; se non è nominato, togliere questa frase].

2. Visitatori del sito

Quando visiti il sito il server riceve, come ogni sito web, l’indirizzo IP, la pagina richiesta, data e ora e i dati tecnici del browser. Servono a mostrare le pagine e a proteggere il servizio da abusi (base giuridica: il nostro legittimo interesse alla sicurezza, art. 6.1.f GDPR) e restano nei registri tecnici del server per [DA COMPLETARE: durata di conservazione dei log del server].

Il sito non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica, e non carica risorse da terzi per mostrare le pagine: caratteri e immagini sono serviti dal nostro server. I dettagli sono nella cookie policy.

Per proteggere alcuni moduli (questionario e candidatura dei segnalatori) può essere usato Cloudflare Turnstile, che verifica che a inviarli sia una persona: Cloudflare riceve l’indirizzo IP e alcuni dati tecnici del browser (vedi sezioni 10 e 11).

3. Richieste di contatto, questionario e prenotazione di una call

Modulo «Contattaci»: nome, email, azienda, paese, servizio d’interesse, messaggio e lingua della pagina, più data, ora e indirizzo IP della richiesta.

Questionario «Scopri cosa ti serve»: le risposte non sono legate a te finché non lasci la tua email; contiamo solo, senza dati personali, quante volte il questionario viene iniziato e completato. Se chiedi il profilo completo trattiamo email, nome (se lo scrivi), risposte e profilo risultante, lingua, data e ora del consenso, indirizzo IP e, se la scegli, la tua adesione a ricevere novità da GoEmbra.

Prenotazione di una call: giorno e ora scelti, fuso orario, nota facoltativa. L’appuntamento viene creato nel calendario Google di GoEmbra con il link della videochiamata Google Meet e con il tuo nome, la tua email e un riepilogo della richiesta; conferma, promemoria e invito al calendario (.ics) ti arrivano via email. Se non prenoti, possiamo mandarti al massimo due promemoria, che puoi fermare con il link «non ricevere più promemoria».

Finalità e base giuridica: rispondere alla tua richiesta, mandarti il profilo, organizzare la call e valutare insieme un possibile servizio (misure precontrattuali chieste da te, art. 6.1.b GDPR); proteggere i moduli dagli abusi (legittimo interesse, art. 6.1.f). Le novità di GoEmbra solo con il tuo consenso facoltativo (art. 6.1.a), che puoi ritirare in qualsiasi momento.

Il profilo del questionario è un orientamento calcolato dalle tue risposte: non produce decisioni automatiche con effetti giuridici su di te.

Conservazione: per il tempo necessario a gestire la richiesta e non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto [DA COMPLETARE: oggi la cancellazione è manuale, da automatizzare o confermare]; se diventi cliente valgono i tempi della sezione 4.

4. Clienti del portale

L’account nel portale viene creato da GoEmbra dopo il primo contatto e ti arriva un invito per scegliere la password (oppure accedere con Google, se il tuo account esiste già). Trattiamo:

• dati dell’account: nome, email, password (solo in forma cifrata, mai leggibile), lingua preferita, storico dei cambi di email;
• dati dell’azienda: ragione sociale, forma giuridica, codice fiscale e partita IVA, numero REA, PEC ed email, sedi, persone e cariche, la visura camerale che carichi tu, i dati del firmatario (nome, cognome, carica, codice fiscale);
• pratiche e progetti: domande e risposte, messaggi, documenti caricati da te o da GoEmbra, offerte, ordini, contratti e NDA firmati, call in calendario;
• firma elettronica: per firmare NDA e contratti il documento in PDF e il tuo nome, cognome ed email sono inviati a OpenAPI (firma elettronica con codice via email); il documento firmato torna nel portale e viene controfirmato da GoEmbra;
• pagamenti: con carta (Stripe) o PayPal paghi sulle pagine di Stripe o PayPal, che ricevono importo e descrizione e trattano i dati di pagamento come titolari autonomi; GoEmbra non vede né conserva i dati della carta, conserva solo l’esito e il riferimento del pagamento. Per il bonifico conserviamo la contabile che carichi;
• fatturazione: per emettere proforma e fatture inviamo a Fatture in Cloud ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, servizio e importi;
• traduzioni: se un documento della pratica è in una lingua diversa dalla tua, il file può essere tradotto automaticamente con DeepL (il documento intero viene inviato a DeepL e la traduzione torna nel portale).

Finalità e base giuridica: dare i servizi richiesti e gestire il contratto (art. 6.1.b GDPR); adempiere agli obblighi di legge, fiscali e contabili (art. 6.1.c); tutelare i diritti di GoEmbra e la sicurezza del portale (legittimo interesse, art. 6.1.f).

Conservazione: per tutta la durata del rapporto; poi contratti, documenti firmati, ordini, pagamenti e fatture per 10 anni (art. 2220 del codice civile e prescrizione ordinaria); il resto viene cancellato a fine rapporto o su tua richiesta, salvo che serva per difendere un diritto [DA COMPLETARE: confermare i tempi].

5. Partner e collaboratori

Per chi collabora con GoEmbra sui progetti (partner, nel portale «collaboratori») trattiamo: dati dell’account; dati del profilo (ragione sociale, settore, paesi coperti, motivazione, partita IVA, codice fiscale, telefono, indirizzo di fatturazione); documenti caricati (curriculum, visura o registro delle imprese, altri documenti); progetti assegnati, messaggi e documenti dei progetti (anche tradotti con DeepL come nella sezione 4); compensi, fatture caricate e distinte dei pagamenti.

Finalità e base giuridica: valutare e gestire la collaborazione e pagare i compensi (contratto, art. 6.1.b); obblighi fiscali e contabili (art. 6.1.c).

Conservazione: per la durata della collaborazione; fatture, compensi e documenti contabili per 10 anni; il profilo di una candidatura non accolta [DA COMPLETARE: tempo di conservazione].

6. Segnalatori

Se ti candidi come segnalatore trattiamo i dati del modulo: tipo (persona o azienda), nome e cognome o referente, email, telefono, lingua; per le persone il codice fiscale; per le aziende ragione sociale, partita IVA, sede legale, codice destinatario o PEC; l’IBAN per le commissioni; data, ora e indirizzo IP della candidatura.

Il contratto di segnalazione si accetta online, senza firma: registriamo la versione accettata, il testo con la sua impronta digitale (SHA-256), data e ora, indirizzo IP e browser, e ti mandiamo la copia in PDF. Se approviamo la candidatura nasce il tuo account nel portalino dei segnalatori, con le tue segnalazioni, le commissioni, i pagamenti e le ricevute o fatture che carichi.

Codice fiscale e IBAN li vede solo l’amministrazione di GoEmbra: non compaiono nel portalino né nelle email (nella copia del contratto sono mostrati in parte).

Finalità e base giuridica: valutare la candidatura, gestire il contratto e le segnalazioni, pagare le commissioni (contratto, art. 6.1.b); obblighi fiscali e contabili (art. 6.1.c); conservare la prova dell’accettazione del contratto e impedire nuove candidature a chi è stato escluso, confrontando email, codice fiscale e partita IVA (legittimo interesse, art. 6.1.f).

Conservazione: per la durata del contratto; poi i dati di commissioni e pagamenti per 10 anni; i dati che servono a impedire una nuova candidatura dopo un’esclusione [DA COMPLETARE: durata]; le candidature rifiutate o con l’email mai confermata [DA COMPLETARE: durata].

7. Aziende segnalate (dati ricevuti da un segnalatore)

Se un segnalatore ti ha indicato a GoEmbra, abbiamo ricevuto da lui il tuo nome, la tua email, il nome della tua azienda, il servizio che potrebbe interessarti, la lingua e una sua nota (art. 14 GDPR). Il segnalatore dichiara di conoscerti e che hai accettato di ricevere un’email da noi.

Usiamo questi dati soltanto per scriverti una volta e chiederti se vuoi essere contattato: finché non rispondi non li usiamo per nient’altro e all’interno di GoEmbra la tua email resta nascosta (base giuridica: legittimo interesse di GoEmbra a verificare il tuo interesse, art. 6.1.f, bilanciato dall’unica email e dalla cancellazione automatica).

Se rispondi «no» o non rispondi entro 3 mesi cancelliamo nome, email e nota; conserviamo solo un’impronta cifrata (non reversibile) della tua email, per non chiedertelo di nuovo, e il nome dell’azienda. Se rispondi «sì», registriamo data, ora e indirizzo IP del consenso e valgono le regole della sezione 3.

8. Account, accesso e sicurezza

Per l’accesso al portale usiamo l’email e la password (conservata solo in forma cifrata) oppure, per i clienti che hanno già un account, l’accesso con Google: in quel caso Google ci comunica la tua email, che usiamo solo per riconoscere il tuo account.

Per sicurezza blocchiamo l’accesso per qualche minuto dopo troppi tentativi sbagliati. L’app scrive nei propri registri tecnici eventi come l’invio di un’email, con l’indirizzo del destinatario [DA COMPLETARE: durata di conservazione dei log dell’applicazione].

I file (visure, documenti, contratti, ricevute) sono conservati nello storage del nostro server e si scaricano solo dal portale, da chi ne ha diritto.

9. Email

Le email di GoEmbra (conferme, inviti, promemoria, avvisi) sono composte dall’app e spedite dal nostro servizio di invio, che gira sullo stesso server, tramite un fornitore di invio email [DA COMPLETARE: confermare il fornitore, oggi Brevo]. Il servizio conserva lo storico degli invii (destinatario, oggetto, esito) per [DA COMPLETARE: durata].

10. Chi tratta i dati per conto di GoEmbra

I dati sono trattati dal personale di GoEmbra autorizzato e, per conto di GoEmbra, dai fornitori elencati qui sotto, ciascuno solo per il proprio servizio [DA COMPLETARE: verificare le nomine a responsabile del trattamento, art. 28 GDPR]. Non vendiamo né cediamo i dati a terzi per loro scopi commerciali.

I dati possono essere comunicati anche a consulenti fiscali e legali, banche e autorità, quando serve per obblighi di legge o per difendere un diritto.

11. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Alcuni fornitori (Google, Cloudflare, Stripe, PayPal) possono trattare dati negli Stati Uniti. In quel caso il trasferimento avviene verso società aderenti all’EU-US Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023) o con le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea [DA COMPLETARE: verificare fornitore per fornitore].

GoEmbra lavora anche con il Brasile: se un tuo progetto coinvolge partner in Brasile, i dati necessari al progetto possono essere condivisi con loro [DA COMPLETARE: garanzie per i trasferimenti verso partner in Brasile, ad es. clausole contrattuali standard].

12. Per quanto tempo conserviamo i dati, in sintesi

13. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile da una macchina (portabilità) e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse; puoi ritirare un consenso dato, senza conseguenze sui trattamenti fatti prima (articoli 15–22 GDPR).

Per esercitarli scrivi a [DA COMPLETARE: indirizzo email per la privacy]: rispondiamo entro un mese. Alcuni dati non si possono cancellare finché la legge ci obbliga a conservarli (per esempio le fatture).

Se pensi che il trattamento violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del paese UE in cui vivi o lavori. Se ti trovi in Brasile puoi esercitare anche i diritti previsti dalla legge brasiliana sulla protezione dei dati (LGPD, Lei 13.709/2018) e rivolgerti all’ANPD [DA COMPLETARE: verifica del legale].

14. Modifiche a questa informativa

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano i trattamenti: la versione e la data sono in cima alla pagina. Per i cambiamenti importanti ti avvisiamo nel portale o via email.